以往，銷售訂單處理是一項需要大量紙張的手動作業。如今，訂單可以通過不同渠道下單，例如通過電話、電子郵件、傳真或網上下單。大量的紙張工作和重複的動作會讓員工感到疲倦，間接導致他們在長時間執行相同動作時失去注意力。最後，這極有可能容易導致人為錯誤。每張訂單的錯誤都會增加客戶不滿的風險。沒有人喜歡收到自己沒有訂購的商品、尺寸或顏色不對的商品，或是因為賣家的錯誤而無法準時收到訂單。因此，要減少不準確的情況，很大程度上要先減少人為錯誤的機會。

訂單輸入自動化有助於減少訂單錯誤，確保訂單資料輸入完整和正確揀貨。當有新訂單時，銷售人員只需登入系統並開啟銷售訂單表單即可。系統會自動顯示員工詳細信息，並相應地輸入歷史訂單數據。系統只需記錄一次客戶數據，之後即可根據需要提取資訊。這避免了重複輸入客戶詳細資料和送貨地點等資訊。這樣，您的員工不僅可以免於重複性工作，還可以減少人為錯誤。

人為錯誤是會計和財務領域中最大的風險之一。透過計算自動化，可以避免計算錯誤。您需要設定價格表。價格會根據購買量、零售與批發、配送區、促銷活動等因素而有所變動。當銷售人員在訂單中輸入數量、折扣、銷售稅或運費時，系統會自動正確計算訂單金額。

除了防止人手輸入錯誤外，系統還可以幫助確保必填欄位的輸入。當銷售人員提交的表單缺少必填資料時，系統會彈出提示訊息，從而減少資料不完整。

訂單輸入自動化允許軟體接管重複性任務，最大限度地減少人工參與銷售訂單處理。它降低了出錯的可能性，包括輸入錯誤的送貨地址、錯誤的聯絡電話到計算錯誤的總金額。因此，訂單的處理速度和準確性得到提高，有助於提高客戶滿意度。

庫存主資料是倉庫的支柱，與整個銷售訂單流程無縫連接。

主資料記錄了特定庫存商品的所有關鍵資訊。這些資訊包括品牌名稱、商品描述、尺寸（顏色、重量等）、成本、標價以及庫存量等資訊。

您可以在主數據中建立關聯式資料庫來儲存並存取相關的資料點。

顧客可以單獨購買產品，也可以加購各種產品配件和附加組件。您可以將這些配件產品設定為變異數，並與主資料進行比對。例如，當您選擇相機時，匹配的配件將是 SD 卡。系統會提醒您可以選擇相關的配件。

典型的銷售訂單會在各部門之間傳遞，包括銷售、財務、倉庫和物流等部門，使每張訂單的處理時間延長。為了快審批流程，系妃統會配置相應的業務規則，使鬼訂單流程可以根據決策條件而自動運行。例如，如果訂單總額超過 $1,000,001 時，系統會根據條件而派送至四位審批者審閱。

為了防止訂單逾期未處理，當有審批請求時，指定的審批者會即時收到電郵通知。如果申請獲得批准，它將自動進入審批流程的下一步。這大大縮短了文件的交付時間，同時也縮短了訂單的出貨時間。

銷售訂單的內容涉及不同部門，當中包括產品庫存、訂單總額、出貨安排、付款方式等。然而，對於一些敏感信息，例如客戶的付款資訊，這些資料不允許所有人查看。為了確保敏感資料處於安全控制之下，您可以定義審批者的權限。審批者只能查看和審核銷售訂單中指定的相關部分。例如，物流部門的審批批只需批准出貨安排，而對付款明細的存取權限則受到限制。另一方面，財務部門由於需要透過查看訂單的全貌來評估利潤，因此他們擁有完整的查閱權限。

高效率的銷售訂單處理可以縮短審批時間，從而避免錯過交貨計劃，並提高客戶滿意度。

處理銷售訂單時，需要處理的文件非常繁多，包括銷售訂單、出貨清單和發票。僅僅為了處理一個訂單，員工就必須多次重複輸入相同的產品資訊、客戶資訊和帳單資訊。現在，您只需要建立一張銷售訂單，然後點擊一下，即可產生相應的發貨單、揀貨單和發票。系統會為訂單建立一個訂單編號，而完整的銷售記錄文件就會根據此編號串聯在一起，因此，員工不需要再重覆地輸入資料，而加快整個銷售流程。

透過使用工作流程來提高處理銷售訂單的效率，每個部門都可以即時追蹤訂單進度並相應地安排任務。如果訂單涉及多個部門，則會建立一個集中的訂單條目，供所有部門追蹤。這可以節省部門員工之間溝通往來的時間。

此外，系統也會完整記錄訂單的相關人員、事項、申請時間和批核情況。如果銷售訂單請求長時間處於待處理狀態，您可以追蹤訂單狀態並提醒相關人員按時完成任務。

此外，系統可以收集數據來進行分析並產出報出報告，從而追蹤企業處理訂單的效率，也有助於您迅速識別並改善企業的漏洞。

FlexWorkflow 是管理銷售訂單工作流程的最佳選擇，您無需重新手動輸入系統內部資料，因為它將內部的銷售資料與所有應用程式（包括 ERP 系統、API、Oracle 和其他業務應用程式）無縫集成，從而消除了手動訂單輸入的麻煩。